Wie PEAX im Alltag Zeit spart – ein Praxisbeispiel der aR solutions AG

Der Alltag in der Buchhaltung kann schnell zur Zettelwirtschaft werden: Rechnungen trudeln per Post oder per Mail ein, Spesenbelege sammeln sich in Portemonnaies und Schubladen.

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Bei einer Revision heisst es: Ordner wälzen. Genau so sah es früher auch bei uns, der aR solutions AG, aus.

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Früher: Zettelchaos und manuelle Arbeit

• Rechnungen: Egal ob per Post oder Mail – sie mussten mühsam eingescannt, in Verzeichnissen abgelegt und manuell verbucht werden. Genehmigungen erfolgten auf Papier oder direkt auf den Scans.
• Post: Eingeschriebene Briefe mussten wir teilweise sogar bei der Poststelle abholen.
• Suche: Wollte jemand eine alte Rechnung sehen, hiess es: Ab in den Ordner, durchblättern, suchen.
• Spesen: Belege wurden gesammelt, abgegeben, manuell gebucht und abgeheftet.
• Revision: Ganze Ordnerberge mussten bereitgestellt werden.

Kurz gesagt: Unterschiedliche Abläufe, hoher Aufwand und jede Menge manuelle Zwischenschritte.

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Heute mit PEAX: Alles digital, alles einfach

Mit der Einführung von PEAX hat sich unser Alltag grundlegend verändert:

• Rechnungen: Egal ob Post, Mail oder Einschreiben – alles landet automatisch im digitalen Cockpit. Dank OCR sind die Dokumente volltextdurchsuchbar. Freigaben erfolgen mit einem Klick – vom Smartphone oder Browser aus.
• Bezahlung & Buchung: Rechnungen werden direkt aus PEAX bezahlt und über die Schnittstelle automatisch in Topal verbucht und ausgebucht. Wie PEAX und Topal im Kreditorenprozess zusammenspielen, zeigen wir im Beitrag PEAX und Topal: Digitalisierung im Kreditorenprozess.
• Spesen: Kassenzettel werden direkt vor Ort mit der PEAX App fotografiert, hochgeladen und kategorisiert. In der Buchhaltung landen sie automatisch im richtigen Konto.
• Revision: Statt Ordnern genügt heute ein Zugang zu PEAX und Topal – alles ist digital und jederzeit nachvollziehbar. Wie die Archivierung mit PEAX revisionssicher umgesetzt werden kann, zeigen wir im Beitrag Revisionssichere Archivierung mit PEAX.

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Das Ergebnis: Massive Zeitersparnis

• Einheitlicher Prozess für alle Eingänge
• Keine Papierberge und kein Ordnersuchen mehr
• Effiziente Zusammenarbeit im Team und mit der Buchhaltung
• Alle Daten jederzeit griffbereit – sogar unterwegs im Hosensack

Für uns ist PEAX längst mehr als ein digitales Postfach. Es ist ein zentraler Baustein, der unseren Alltag einfacher, schneller und transparenter macht.

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👉 Und das Beste: Genau diese Vorteile können auch Sie nutzen, ob als KMU oder Treuhänder. Für Treuhänder, die digitale Beleg- und Mandantenprozesse einordnen möchten, finden Sie hier mehr zum Thema  Software für Treuhänder.

Wir beraten Sie gerne!