Viele KMU möchten heute digital und papierlos arbeiten. Doch oft ist unklar, was eine „revisionssichere Archivierung“ genau bedeutet – und warum sie so wichtig ist.
Im Kern geht es darum, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen so aufbewahrt werden müssen, dass sie:
✅ vollständig
✅ unveränderbar
✅ jederzeit verfügbar und lesbar
✅ chronologisch nachvollziehbar
sind.
Gesetze & Pflichten: Obligationenrecht & GeBüV
In der Schweiz ist die revisionssichere Archivierung im Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt.
Wichtige Punkte:
- Aufbewahrungsfrist: Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege etc.) müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Integrität: Es darf keine nachträgliche Manipulation geben, die nicht nachvollziehbar ist.
- Lesbarkeit: Die Daten müssen jederzeit lesbar gemacht werden können, auch wenn die Software gewechselt wird.
- Nachvollziehbarkeit: Änderungen oder Löschungen müssen protokolliert werden.
Bei digitalen Belegen heisst das konkret: Sie müssen so gespeichert sein, dass sie genau dem Original entsprechen und auch nach Jahren noch abrufbar sind.
Typische Fehler bei der digitalen Archivierung
Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen die Risiken. Häufige Fehler:
🚫 Belege werden nur im PDF-Ordner abgelegt, ohne Archivsystem
🚫 Keine Versionierung & kein Zugriffsschutz
🚫 Server-Backups reichen nicht aus – bei Schaden oder Manipulation ist oft alles weg
🚫 Bei Steuer- oder AHV-Prüfungen können Unterlagen nicht mehr vorgelegt werden
Die Folge: Es drohen hohe Nachsteuern, Bussen oder im schlimmsten Fall sogar Strafverfahren.
Lokal oder Cloud – was ist revisionssicher?
Grundsätzlich können Sie sowohl lokal (auf eigenem Server) als auch in der Cloud revisionssicher archivieren. Entscheidend ist, dass:
- das System Zugriffe protokolliert
- keine Änderungen ohne Spuren möglich sind (Audit-Trail)
- regelmässige Backups gemacht werden
- und die Daten in der Schweiz oder einem DSGVO-konformen Land gespeichert werden.
Viele KMU setzen heute auf Cloud-Lösungen wie PEAX oder DMS/Archivierung in Verbindung mit Infoniqa oder Topal.
Der Vorteil: Diese Systeme sind von Haus aus für revisionssichere Archivierung ausgelegt.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Vorgaben sind klar:
- Buchhaltungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Geschäftskorrespondenz: mind. 10 Jahre
- Immobilienbuchhaltung (bei Bauten): mind. 20 Jahre
Wichtig: Diese Fristen gelten ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.
So hilft Ihnen aR solutions mit Infoniqa, Topal & PEAX
Mit unseren Lösungen stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierung nicht nur revisionssicher, sondern auch effizient ist.
Wir unterstützen Sie bei:
- der Auswahl des passenden Systems (Infoniqa, Topal, PEAX oder Kombinationen)
- der Einrichtung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden
- der sauberen Datenmigration und Backups
- und der laufenden Betreuung, falls es mal Fragen oder Audits gibt.
So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren – und haben jederzeit die Gewissheit, bei Buchprüfung & Steuerrevision bestens vorbereitet zu sein.