Viele KMU möchten heute digital und papierlos arbeiten. Doch oft ist unklar, was eine „revisionssichere Archivierung“ genau bedeutet – und warum sie so wichtig ist.

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Im Kern geht es darum, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen so aufbewahrt werden müssen, dass sie:

✅ vollständig

✅ unveränderbar

✅ jederzeit verfügbar und lesbar

✅ chronologisch nachvollziehbar

sind.

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Gesetze & Pflichten: Obligationenrecht & GeBüV

In der Schweiz ist die revisionssichere Archivierung im Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt.

Wichtige Punkte:

• Aufbewahrungsfrist: Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege etc.) müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Integrität: Es darf keine nachträgliche Manipulation geben, die nicht nachvollziehbar ist.
• Lesbarkeit: Die Daten müssen jederzeit lesbar gemacht werden können, auch wenn die Software gewechselt wird.
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen oder Löschungen müssen protokolliert werden.

Bei digitalen Belegen heisst das konkret: Sie müssen so gespeichert sein, dass sie genau dem Original entsprechen und auch nach Jahren noch abrufbar sind.

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Typische Fehler bei der digitalen Archivierung

Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen die Risiken. Häufige Fehler:

🚫 Belege werden nur im PDF-Ordner abgelegt, ohne Archivsystem

🚫 Keine Versionierung & kein Zugriffsschutz

🚫 Server-Backups reichen nicht aus – bei Schaden oder Manipulation ist oft alles weg

🚫 Bei Steuer- oder AHV-Prüfungen können Unterlagen nicht mehr vorgelegt werden

Die Folge: Es drohen hohe Nachsteuern, Bussen oder im schlimmsten Fall sogar Strafverfahren.

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Lokal oder Cloud – was ist revisionssicher?

Grundsätzlich können Sie sowohl lokal (auf eigenem Server) als auch in der Cloud revisionssicher archivieren. Entscheidend ist, dass:

• das System Zugriffe protokolliert
• keine Änderungen ohne Spuren möglich sind (Audit-Trail)
• regelmässige Backups gemacht werden
• und die Daten in der Schweiz oder einem DSGVO-konformen Land gespeichert werden.

Viele KMU setzen heute auf Cloud-Lösungen wie PEAX oder DMS/Archivierung in Verbindung mit Infoniqa oder Topal.

Der Vorteil: Diese Systeme sind von Haus aus für revisionssichere Archivierung ausgelegt.

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Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Die gesetzlichen Vorgaben sind klar:

• Buchhaltungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Geschäftskorrespondenz: mind. 10 Jahre
• Immobilienbuchhaltung (bei Bauten): mind. 20 Jahre

Wichtig: Diese Fristen gelten ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.

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So hilft Ihnen aR solutions mit Infoniqa, Topal & PEAX

Mit unseren Lösungen stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierung nicht nur revisionssicher, sondern auch effizient ist.

Wir unterstützen Sie bei:

• der Auswahl des passenden Systems (Infoniqa, Topal, PEAX oder Kombinationen)
• der Einrichtung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden
• der sauberen Datenmigration und Backups
• und der laufenden Betreuung, falls es mal Fragen oder Audits gibt.

So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren – und haben jederzeit die Gewissheit, bei Buchprüfung & Steuerrevision bestens vorbereitet zu sein.