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Digitale Archivierung
25.06.2025

Revisionssichere Archivierung in der Schweiz: Was KMU beachten müssen

Viele KMU möchten heute digital und papierlos arbeiten. Doch oft ist unklar, was eine „revisionssichere Archivierung“ genau bedeutet – und warum sie so wichtig ist.

Im Kern geht es darum, dass alle geschäftsrelevanten Unterlagen so aufbewahrt werden müssen, dass sie:

✅ vollständig

✅ unveränderbar

✅ jederzeit verfügbar und lesbar

✅ chronologisch nachvollziehbar

sind.

Gesetze & Pflichten: Obligationenrecht & GeBüV

In der Schweiz ist die revisionssichere Archivierung im Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt.

Wichtige Punkte:

  • Aufbewahrungsfrist: Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Buchungsbelege etc.) müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Integrität: Es darf keine nachträgliche Manipulation geben, die nicht nachvollziehbar ist.
  • Lesbarkeit: Die Daten müssen jederzeit lesbar gemacht werden können, auch wenn die Software gewechselt wird.
  • Nachvollziehbarkeit: Änderungen oder Löschungen müssen protokolliert werden.
Bei digitalen Belegen heisst das konkret: Sie müssen so gespeichert sein, dass sie genau dem Original entsprechen und auch nach Jahren noch abrufbar sind.

Typische Fehler bei der digitalen Archivierung

Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen die Risiken. Häufige Fehler:

🚫 Belege werden nur im PDF-Ordner abgelegt, ohne Archivsystem

🚫 Keine Versionierung & kein Zugriffsschutz

🚫 Server-Backups reichen nicht aus – bei Schaden oder Manipulation ist oft alles weg

🚫 Bei Steuer- oder AHV-Prüfungen können Unterlagen nicht mehr vorgelegt werden

Die Folge: Es drohen hohe Nachsteuern, Bussen oder im schlimmsten Fall sogar Strafverfahren.

Lokal oder Cloud – was ist revisionssicher?

Grundsätzlich können Sie sowohl lokal (auf eigenem Server) als auch in der Cloud revisionssicher archivieren. Entscheidend ist, dass:

  • das System Zugriffe protokolliert
  • keine Änderungen ohne Spuren möglich sind (Audit-Trail)
  • regelmässige Backups gemacht werden
  • und die Daten in der Schweiz oder einem DSGVO-konformen Land gespeichert werden.

Viele KMU setzen heute auf Cloud-Lösungen wie PEAX oder DMS/Archivierung in Verbindung mit Infoniqa oder Topal.

Der Vorteil: Diese Systeme sind von Haus aus für revisionssichere Archivierung ausgelegt.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Die gesetzlichen Vorgaben sind klar:

  • Buchhaltungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Geschäftskorrespondenz: mind. 10 Jahre
  • Immobilienbuchhaltung (bei Bauten): mind. 20 Jahre

Wichtig: Diese Fristen gelten ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.

So hilft Ihnen aR solutions mit Infoniqa, Topal & PEAX

Mit unseren Lösungen stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierung nicht nur revisionssicher, sondern auch effizient ist.

Wir unterstützen Sie bei:

  • der Auswahl des passenden Systems (Infoniqa, Topal, PEAX oder Kombinationen)
  • der Einrichtung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden
  • der sauberen Datenmigration und Backups
  • und der laufenden Betreuung, falls es mal Fragen oder Audits gibt.

So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren – und haben jederzeit die Gewissheit, bei Buchprüfung & Steuerrevision bestens vorbereitet zu sein.

Häufige Fragen (FAQ)

Was heisst revisionssicher archivieren genau?

Revisionssicher bedeutet, dass Belege und Unterlagen vollständig, unveränderbar, jederzeit verfügbar und nachvollziehbar abgelegt sind – gemäss OR und GeBüV.

Kann ich meine Buchhaltungsbelege einfach als PDF ablegen?

Nein. PDFs in einem Ordner reichen nicht. Es braucht ein System, das Zugriffe, Änderungen und Aufbewahrungsfristen automatisch protokolliert. Nur so ist die Archivierung wirklich revisionssicher.

Was kostet eine revisionssichere Archivierung?

Das hängt von Ihrer Unternehmensgrösse und der Lösung ab. Bei KMU bewegen sich die Kosten oft zwischen CHF 50 und CHF 300 pro Monat (z. B. inkl. DMS, Cloud-Archiv & Support).

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Mann mit kurzem dunklem Haar und Bart trägt ein beiges Sweatshirt über einem weißen Hemd und lächelt in die Kamera; neutraler, heller Hintergrund.