Die Digitalisierung vereinfacht viele Prozesse – bringt aber auch neue Pflichten mit sich.
In der Schweiz müssen Unternehmen ihre geschäftsrelevanten Unterlagen rechtssicher aufbewahren. Wer Dokumente digital archiviert, muss sicherstellen, dass sie vollständig, nachvollziehbar und unveränderlich gespeichert werden.
Genau hier setzt PEAX an: Mit der revisionssicheren Archivierung erfüllt PEAX alle Anforderungen gemäss Schweizer Recht – einfach, sicher und transparent.
Von Revisionssicherheit ist die Rede, wenn Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt werden, dass sie:
In der Schweiz definieren insbesondere das Obligationenrecht (OR, Art. 957 ff.) und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), wie elektronische Belege archiviert werden müssen. In der Schweiz sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Für bestimmte Unterlagen gelten längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Wichtig: Nicht jede digitale Ablage ist automatisch revisionssicher.
Eine einfache Dateiablage in einem Cloud-Ordner erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Eine allgemeine Einordnung zum Thema finden Sie im Beitrag Digitale Archivierung: Was bedeutet revisionssicher?
PEAX wurde speziell für Schweizer Unternehmen entwickelt – mit höchstem Anspruch an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.
1. Unveränderbarkeit
Dokumente, die in PEAX revisionssicher archiviert sind, werden so gespeichert, dass sie nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Relevante Änderungen und Zugriffe werden protokolliert, damit die Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleibt.
2. Nachvollziehbarkeit
Das System dokumentiert lückenlos, wann, wie und von wem ein Dokument hochgeladen, geprüft oder archiviert wurde. So bleibt der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar.
3. Vollständigkeit
PEAX unterstützt die vollständige und nachvollziehbare Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente und der zugehörigen Informationen. Voraussetzung ist, dass sämtliche aufbewahrungspflichtigen Belege tatsächlich erfasst und korrekt archiviert werden.
4. Sicherheit
PEAX speichert alle Daten auf zertifizierten Schweizer Servern. Mehrstufige Verschlüsselung, Zugriffsschutz und tägliche Backups sorgen für maximale Datensicherheit.
5. Auffindbarkeit
Dank intelligenter Suchfunktionen und OCR-Erkennung finden Sie Dokumente sekundenschnell – unabhängig davon, ob sie als Scan, PDF oder elektronischer Beleg archiviert wurden.
Gerade in der Zusammenarbeit zwischen Treuhändern und Mandanten ist die revisionssichere Archivierung ein zentraler Baustein:
So haben Sie jederzeit die Gewissheit, dass Ihre Unterlagen den rechtlichen Anforderungen genügen – und gleichzeitig einfach auffindbar und übersichtlich strukturiert bleiben.
Wenn Sie digitale Archivierung im Zusammenspiel mit Mandantenprozessen und Buchhaltungssoftware einordnen möchten, finden Sie hier mehr zum Thema Software für Treuhänder.
Wie PEAX und Topal im Kreditorenprozess zusammenspielen, zeigen wir im Beitrag PEAX und Topal: Digitalisierung im Kreditorenprozess.
PEAX bietet nicht nur Komfort im Dokumentenmanagement, sondern auch die Sicherheit, dass Ihre Daten gesetzeskonform und revisionssicher aufbewahrt werden.
Ob für KMU, Treuhänder oder grössere Unternehmen – mit PEAX wird Dokumentenarchivierung zu einem effizienten, sicheren und nachhaltigen Prozess.
Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre Archivierung mit PEAX optimieren und rechtssicher gestalten können.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass elektronische Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und sicher aufbewahrt werden, gemäss OR und GeBüV. Eine vertiefte Einordnung finden Sie im Beitrag Digitale Archivierung: Was bedeutet revisionssicher?
Ja. PEAX erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen gemäss GeBüV und OR und speichert Daten ausschliesslich auf Schweizer Servern.
Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege gilt in der Schweiz grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für bestimmte Unterlagen, insbesondere im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen, können längere Fristen von 20 Jahren gelten. PEAX unterstützt die revisionssichere Archivierung. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Ja. PEAX lässt sich mit Topal verbinden, sodass Belege archiviert und zugeordnet werden können. Wie PEAX und Topal im Kreditorenprozess zusammenspielen, zeigen wir im Beitrag PEAX und Topal: Digitalisierung im Kreditorenprozess.
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