Im Treuhandalltag gehört das Sammeln, Sortieren und Weiterleiten von Belegen zu den zeitaufwendigen Aufgaben. Mandanten senden Rechnungen per E-Mail, bringen Unterlagen persönlich vorbei oder sammeln ihre Dokumente weiterhin in Papierordnern. Für Treuhandunternehmen bedeutet das zusätzlichen administrativen Aufwand und häufige Rückfragen.
Mit PEAX lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Treuhändern und Mandanten digital organisieren. Briefpost, Rechnungen und weitere Dokumente werden zentral bereitgestellt und können von den berechtigten Personen bearbeitet werden.
Besonders interessant für Treuhandunternehmen: PEAX bietet zwei unterschiedliche Modelle der Zusammenarbeit. Entweder organisiert das Treuhandbüro den Posteingang für seine Mandanten oder die Mandanten nutzen eigene PEAX-Konten und erteilen ihrem Treuhänder die benötigten Zugriffsrechte.
Wir zeigen Ihnen, wie diese Modelle funktionieren, welche Vorteile PEAX im Treuhandalltag bietet und worauf Sie bei der Einführung achten sollten.
PEAX ist eine digitale Plattform für den Empfang, die Bearbeitung und die Verwaltung von Post, Rechnungen und Dokumenten.
Physische Briefpost kann über eine Postumleitung an ein Scanning-Center weitergeleitet werden. Dort werden geeignete Sendungen digitalisiert und im PEAX-Portal bereitgestellt. Nicht scanbare Sendungen, beispielsweise bestimmte Karten oder grossformatige Post, werden gemäss den geltenden Bedingungen physisch weitergeleitet.
Zusätzlich können Dokumente direkt elektronisch empfangen oder hochgeladen werden.
Im PEAX-Portal lassen sich Dokumente anschliessend:
Für Treuhandunternehmen liegt der Nutzen insbesondere darin, dass die Zusammenarbeit mit Mandanten nicht mehr zwingend an physische Unterlagen oder den persönlichen Austausch von Papierdokumenten gebunden ist.
Je nachdem, wie ein Treuhandbüro organisiert ist und welche Aufgaben seine Mandanten selbst übernehmen, kommen unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit infrage.
Bei diesem Modell fungiert das Treuhandbüro als zentrale Empfängeradresse für die Post seiner Mandanten.
Die entsprechenden Dokumente gelangen in den PEAX-Account des Treuhandunternehmens und können dort bearbeitet oder an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
So kann die Zusammenarbeit aussehen:
Dieses Modell kann sinnvoll sein, wenn der Treuhänder einen grossen Teil der Administration und Buchhaltung für seine Mandanten übernimmt.
Wichtig: Bei mehreren Mandanten muss die Zuordnung der Dokumente eindeutig geregelt sein. Ebenso sind der Zugriff auf vertrauliche Unterlagen und die Berechtigungen der beteiligten Personen sorgfältig zu organisieren.
Die digitale Postverteilung und individuelle Berechtigungsgruppen sind nicht in allen PEAX-Abonnements enthalten. Für diese Funktionen ist ein entsprechendes Business-Abonnement erforderlich.
Beim zweiten Modell verfügt der Mandant über einen eigenen digitalen Briefkasten bei PEAX.
Er empfängt seine Post und Rechnungen direkt in seinem Account und kann dem Treuhänder die notwendigen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte erteilen.
So kann die Zusammenarbeit aussehen:
Dieses Modell eignet sich insbesondere für Unternehmen, die einen Teil ihrer Administration selbst erledigen und gleichzeitig eng mit ihrem Treuhandbüro zusammenarbeiten möchten.
Der Mandant behält seinen eigenen Account und kann die Zusammenarbeit entsprechend den verfügbaren Berechtigungsmöglichkeiten organisieren.
Die Wahl hängt vor allem davon ab, wie die Aufgaben zwischen Treuhänder und Mandant verteilt sind.
Nicht jedes Treuhandbüro muss für sämtliche Mandantendasselbe Modell einsetzen. Entscheidend ist, dass die gewählte Organisation zuden tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.
Mandanten müssen ihre Buchhaltungsunterlagen nicht mehr zwingend sammeln und persönlich vorbeibringen.
Sofern die Postumleitung eingerichtet ist, gelangen geeignete Briefsendungen digital in den PEAX-Account. Auch elektronisch empfangene Rechnungen und andere Dokumente können dort bereitgestellt werden.
Das reduziert den Aufwand für das manuelle Einsammeln und Weiterleiten von Unterlagen.
Mit den passenden Zugriffsrechten können Treuhänder und Mandanten auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen.
So lassen sich Unterlagen bereitstellen und bearbeiten, ohne dass diese mehrfach per E-Mail verschickt werden müssen.
Insbesondere bei Mandanten mit regelmässigem Belegaufkommen kann dies die Zusammenarbeit vereinfachen.
Nicht jede Person soll auf sämtliche Dokumente zugreifen oder dieselben Aktionen ausführen können.
PEAX bietet abhängig vom Abonnement die Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen festzulegen. Beispielsweise lässt sich unterscheiden, wer Dokumente einsehen, bearbeiten, verteilen oder Rechnungen bezahlen darf.
Für Treuhandunternehmen ist das wichtig, da sie häufig mit vertraulichen Informationen verschiedener Mandanten arbeiten.
Dabei ist zwischen zwei Funktionen zu unterscheiden: Die Postverteilung regelt, wer ein Dokument erhält und einsehen kann. Die Berechtigungen legen fest, welche Aktionen eine Person im Account durchführen darf.
Dokumente können innerhalb von PEAX geordnet, mit Schlagwörtern versehen und bei Bedarf wiedergefunden werden.
Das erleichtert die Suche nach Rechnungen, Verträgen oder anderen Unterlagen.
Für die gesetzeskonforme Archivierung bleiben allerdings auch die korrekte Einrichtung, die Vollständigkeit der Unterlagen und die Einhaltung der erforderlichen Aufbewahrungsprozesse entscheidend.
Welche Aspekte dabei zu beachten sind, erfahren Sie im Beitrag Revisionssichere Archivierung mit PEAX.
Treuhänder und Mandanten können über das PEAX-Portal auf ihre freigegebenen Dokumente zugreifen, unabhängig davon, ob sie sich im Büro, im Homeoffice oder an einem anderen Standort befinden.
Das erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit mit Mandanten, die nicht in unmittelbarer Nähe des Treuhandbüros ansässig sind.
Ein Treuhandbüro betreut ein KMU, das seine Buchhaltung weitgehend ausgelagert hat. Bisher sammelt der Mandant seine Lieferantenrechnungen und übergibt sie periodisch an den Treuhänder.
Fehlende Rechnungen müssen nachgefordert und Rückfragen einzeln geklärt werden.
Mit einem eigenen PEAX-Account des Mandanten lässt sich dieser Ablauf anders organisieren.
Eine Lieferantenrechnung wird über die eingerichtete Postumleitung oder einen digitalen Eingangskanal im PEAX-Account des Mandanten bereitgestellt.
Der Mandant kontrolliert, ob die Rechnung korrekt ist und die Leistung erbracht wurde. Je nach vereinbartem Prozess kann er die Rechnung anschliessend für die weitere Bearbeitung vorbereiten.
Dank der eingerichteten Zugriffsrechte kann der Treuhänder die benötigten Unterlagen direkt im Account einsehen und für die Buchhaltung verwenden.
Die Rechnungsdaten können abhängig von der verwendeten Software und den verfügbaren Schnittstellen übernommen oder weiterverarbeitet werden. Die fachliche Kontrolle und korrekte Verbuchung bleiben Bestandteil des Buchhaltungsprozesses.
Die Rechnung ist weiterhin im PEAX-Portal auffindbar. Rückfragen lassen sich dadurch einfacher anhand des vorhandenen Dokuments klären.
Dieses vereinfachte Beispiel zeigt, wie sich der Austausch zwischen Mandant und Treuhänder organisieren lässt, ohne jeden Beleg mehrfach manuell weiterzureichen.
Besonders interessant wird PEAX für Treuhandunternehmen, wenn der digitale Dokumenteneingang mit der bestehenden Buchhaltungssoftware zusammenspielt.
Dazu können geeignete Schnittstellen eingesetzt werden.
Bei der Anbindung von PEAX an Topal können ausgewählte Dokumententypen zusammen mit ihren Metadaten an die Buchhaltungssoftware übertragen werden.
Dort stehen sie für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Je nach Einrichtung können dadurch Teile des Kreditorenprozesses automatisiert werden.
Welche Funktionen tatsächlich genutzt werden können, hängt unter anderem von der eingesetzten Softwareversion, der Schnittstelle und den definierten Abläufen ab.
Wichtig ist ausserdem, dass die PEAX-App-Integration eine Zusatzleistung sein kann und nicht automatisch in jedem Abonnement enthalten ist.
Wie sich die beiden Systeme im Kreditorenprozess ergänzen, erklären wir im Beitrag PEAX und Topal: Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung.
PEAX ist in erster Linie eine Plattform zur digitalen Post- und Dokumentenverwaltung.
Die eigentliche Finanzbuchhaltung erfolgt weiterhin in einer entsprechenden Buchhaltungssoftware. PEAX kann die Bereitstellung und Verarbeitung der benötigten Dokumente unterstützen.
Für Treuhandunternehmen ist deshalb entscheidend, dass die gesamte Softwareumgebung sinnvoll aufeinander abgestimmt ist.
Welche weiteren Anforderungen eine Buchhaltungssoftware erfüllen sollte, erfahren Sie auf unserer Seite Software für Treuhänder.
Treuhandunternehmen verarbeiten regelmässig vertrauliche Geschäfts- und Finanzdaten ihrer Mandanten. Entsprechend wichtig sind geregelte Zugriffe und der sorgfältige Umgang mit Dokumenten.
PEAX setzt unter anderem auf verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffsschutz und eine Datenhaltung in der Schweiz.
Für die sichere Zusammenarbeit sollten Treuhandunternehmen dennoch einige Punkte klären:
Technische Sicherheitsfunktionen sind eine wichtige Grundlage. Sie ersetzen aber nicht die notwendigen organisatorischen Massnahmen und die sorgfältige Einrichtung der jeweiligen Arbeitsprozesse.
Bevor ein Treuhandunternehmen PEAX einführt, lohnt es sich, die bestehende Zusammenarbeit mit den Mandanten genauer zu betrachten.
Zunächst sollte geklärt werden, welche Prozesse digitalisiert werden sollen. Geht es hauptsächlich um den Empfang der Briefpost, die Bereitstellung von Belegen oder um die Verbindung mit der Finanzbuchhaltung?
Anschliessend sind folgende Punkte wichtig:
Insbesondere bei mehreren Mandanten empfiehlt sich eine sorgfältige Planung, damit Dokumente eindeutig zugeordnet werden und die notwendigen Berechtigungen korrekt eingerichtet sind.
PEAX bietet Treuhandunternehmen die Möglichkeit, den Posteingang und die Dokumentenverwaltung ihrer Mandanten stärker zu digitalisieren.
Besonders interessant sind die beiden Modelle der Zusammenarbeit: Entweder übernimmt das Treuhandbüro die zentrale Organisation des Posteingangs oder die Mandanten nutzen eigene Accounts und gewähren ihrem Treuhänder die benötigten Zugriffsrechte.
Welche Variante sinnvoller ist, hängt von der Mandantenstruktur und den vereinbarten Aufgaben ab.
In Kombination mit geeigneter Buchhaltungssoftware und klar definierten Arbeitsabläufen kann PEAX dazu beitragen, manuelle Arbeiten zu reduzieren und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
Wie wir PEAX selbst im Arbeitsalltag einsetzen, erfahren Sie in unserem Beitrag Wie PEAX im Alltag Zeit spart: Ein Praxisbeispiel der aR solutions AG.
Die aR solutions AG unterstützt Treuhandunternehmen bei der Auswahl, Einführung und Nutzung von PEAX sowie bei der Anbindung geeigneter Buchhaltungslösungen.
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welches Zusammenarbeitsmodell zu Ihren Mandanten passt, welche Funktionen benötigt werden und wie sich PEAX sinnvoll in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt.
Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung oder Demo. Wir zeigen Ihnen gerne, welche Möglichkeiten PEAX für Ihr Treuhandbüro bietet.
PEAX ermöglicht Treuhandunternehmen, Post, Rechnungen und weitere Dokumente digital zu empfangen und zu bearbeiten. Dabei kann entweder das Treuhandbüro als zentrale Empfängeradresse für Mandanten fungieren oder der Mandant einen eigenen PEAX-Account verwenden und dem Treuhänder die benötigten Zugriffsrechte erteilen. Welches Modell sinnvoll ist, hängt von der Aufgabenverteilung ab.
Nicht zwingend. PEAX bietet zwei unterschiedliche Modelle der Zusammenarbeit. Beim zentral organisierten Modell empfängt das Treuhandbüro die Post für seine Mandanten. Alternativ können Mandanten eigene Accounts nutzen und ihren Treuhänder zur Zusammenarbeit berechtigen. Die konkreten Möglichkeiten hängen von der gewählten Einrichtung und den verfügbaren Funktionen ab.
Ja, sofern die entsprechenden Zugriffsrechte eingerichtet wurden. Mandanten können Treuhändern Berechtigungen für ihren PEAX-Business-Account erteilen. Dabei lässt sich abhängig vom Abonnement festlegen, welche Personen bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten dürfen. Wichtig ist, dass die Rechte den vereinbarten Aufgaben entsprechen.
Ja. Für PEAX besteht eine Schnittstelle zu Topal, über die bestimmte Dokumente und Metadaten aus dem PEAX-Business-Account an die Buchhaltungssoftware übertragen werden können. Je nach Konfiguration lassen sich dadurch Arbeitsschritte in der Kreditorenbuchhaltung automatisieren. Die App-Integration kann zusätzliche Kosten verursachen und muss entsprechend eingerichtet werden.
PEAX bietet Funktionen zur digitalen Ablage und Verwaltung von Dokumenten. Dazu gehören unter anderem Suchfunktionen und technische Sicherheitsmassnahmen. Für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind jedoch auch die richtige Einrichtung, vollständige Unterlagen und geeignete organisatorische Prozesse erforderlich. Nicht jede elektronische Ablage ist automatisch revisionssicher.
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