Digitale Abrechnung und Buchhaltung für Pflegeeinrichtung «Seniorenpension Waldruhe»

Die Seniorenpension Waldruhe arbeitete mit einem bestehenden ERP-System, das zwar individuell angepasst war, aber zentrale Prozesse nicht mehr effizient unterstützte. Insbesondere die Abrechnung sowie der Austausch mit dem Treuhänder waren aufwendig und wenig transparent.

Im Rahmen des Projekts wurden Abrechnung, Buchhaltung und Kreditorenprozesse digitalisiert und miteinander verbunden. Dadurch konnten Abläufe vereinfacht, Medienbrüche reduziert und die Übersicht im Alltag deutlich verbessert werden.

• Abrechnungen teilweise manuell und nicht durchgängig digital
• Medienbrüche zwischen Systemen und externen Partnern (Treuhänder)
• Eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten
• Papierbasierter Kreditorenprozess mit hohem Abstimmungsaufwand
• Bestehendes ERP (Buspro) nicht mehr auf aktuelle Anforderungen ausgelegt

Abrechnung digitalisiert (Blue Office & MediData)

Abrechnungen an Krankenkassen und Kantone werden heute digital über MediData übermittelt. Dadurch entfällt der Postversand und der gesamte Prozess wird schneller und weniger fehleranfällig.
Die Abrechnung an Bewohner erfolgt weiterhin flexibel per Post oder E-Mail.

Buchhaltung integriert (Topal)

Mit der Einführung von Topal arbeiten die Seniorenpension und das Treuhandbüro auf dem gleichen System. Beide Seiten greifen auf identische, aktuelle Daten zu, was Abstimmungen deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Kreditorenprozess automatisiert (PEAX)

Eingehende Rechnungen werden digital erfasst und durchlaufen einen klar definierten Freigabeprozess. Genehmigungen erfolgen direkt im System, ohne physische Weitergabe von Dokumenten.
Die Rechnungen werden automatisch in die Buchhaltung überführt und revisionssicher archiviert.

Auswertungen und Übersicht verbessert

Es wurden spezifische Auswertungen aufgebaut, die im Alltag eine schnelle und klare Übersicht ermöglichen. Entscheidungsgrundlagen stehen dadurch jederzeit aktuell zur Verfügung.

• Reduktion administrativer Aufwand
• Schnellere Abrechnung
• Weniger Fehler in Abrechnungen
• Deutlich bessere Transparenz über Finanzdaten
• Wegfall papierbasierter Prozesse

Durch die Kombination aus digitaler Abrechnung, integrierter Buchhaltung und automatisiertem Kreditorenprozess konnten zentrale Abläufe deutlich vereinfacht werden.Die Seniorenpension Waldruhe arbeitet heute effizienter und verfügt jederzeit über aktuelle und verlässliche Zahlen.