Mitgliedsrechnungen effizient mit Blue Office automatisieren

Für den jährlichen Versand der Mitgliedsrechnungen arbeitete VZLS mit einem bestehenden Auftragswesen. Um diesen wiederkehrenden Prozess effizienter zu gestalten und stärker zu automatisieren, wurde das Auftragswesen auf Blue Office migriert.

Im Zentrum der neuen Lösung steht die Autofaktura, mit der die Mitgliedsrechnungen automatisiert erstellt werden können. Die Umsetzung war aufgrund der verschiedenen Mandanten, unterschiedlichen Anforderungen und mehreren Sprachen anspruchsvoll. VZLS wurde deshalb während der gesamten Einführung eng begleitet, von der Einrichtung bis zum erfolgreichen Versand der ersten Mitgliedsrechnungen.

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Aufwendiger, wiederkehrender Prozess für die jährliche Erstellung der MitgliedsrechnungenVerschiedene Mandanten mit unterschiedlichen AnforderungenRechnungsstellung in mehreren SprachenBestehendes Auftragswesen bot zu wenig Möglichkeiten zur AutomatisierungWunsch nach einer effizienteren und zukunftsorientierten Rechnungsstellung

Migration und individuelle Einrichtung von Blue Office

Das bisherige Auftragswesen wurde auf Blue Office migriert und auf die Anforderungen von VZLS abgestimmt. Eine besondere Herausforderung waren die verschiedenen Mandanten sowie die Rechnungsstellung in Deutsch, Französisch und Italienisch. Gemeinsam mit dem Kunden wurden die unterschiedlichen Anforderungen aufgenommen und entsprechend in Blue Office abgebildet.

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Automatisierung der Mitgliedsrechnungen

Im Zentrum der neuen Lösung steht die Autofaktura. Über die verschiedenen Mandanten hinweg werden jährlich rund 1’500 Mitgliedsrechnungen erstellt. Mit der Autofaktura kann dieser wiederkehrende Prozess weitgehend automatisiert werden, wodurch sich der administrative Aufwand deutlich reduziert. Gleichzeitig können die Mitgliedsrechnungen neu auch direkt per E-Mail versendet werden.

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Begleitung bis zum erfolgreichen Rechnungsversand

Während der gesamten Einführung wurde VZLS eng begleitet. Nach der Einrichtung und den notwendigen Tests erfolgte die Unterstützung bis zum ersten produktiven Einsatz. Mit dem erfolgreichen Versand der ersten Mitgliedsrechnungen konnte der neue Prozess vollständig in den Arbeitsalltag überführt werden.

• Automatisierte Erstellung der jährlichen Mitgliedsrechnungen
• Deutlich weniger manueller Aufwand im Rechnungsprozess
• Unterschiedliche Mandanten und Sprachen in Blue Office abgebildet
• Direkter Versand der Mitgliedsrechnungen per E-Mail möglich
• Effizienterer und zukunftsorientierter Rechnungsprozess

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Mit der Migration auf Blue Office konnte VZLS den jährlich wiederkehrenden Versand der Mitgliedsrechnungen deutlich vereinfachen. Die Autofaktura reduziert den manuellen Aufwand und bildet gleichzeitig die unterschiedlichen Anforderungen der Mandanten und Sprachen ab. Mit der Möglichkeit zum direkten E-Mail-Versand ist der Prozess zudem für die weitere Digitalisierung gerüstet.