Cloud oder lokal? Diese Frage stellen sich viele KMU, wenn ein Server ersetzt werden muss, Mitarbeitende vermehrt im Homeoffice arbeiten oder der Zugriff auf die Buchhaltungssoftware flexibler werden soll.
Die Antwort ist aber selten schwarz-weiss. Eine lokale Installation ist nicht automatisch veraltet. Und Cloud ist nicht automatisch sicherer, schneller oder günstiger.
Entscheidend ist, welche Betriebsform zu Ihrem Unternehmen passt: zu Ihrer Infrastruktur, Ihren Benutzern, Ihren Schnittstellen, Ihren Sicherheitsanforderungen, Ihrer Zusammenarbeit mit dem Treuhänder und Ihren Gesamtkosten.
Bei aR solutions geht es deshalb nicht darum, pauschal «Cloud» zu empfehlen. Wir betreuen Business-Software wie Infoniqa ONE 50, Topal und blue office sowohl in lokalen Kundenumgebungen als auch zentral im aR Hosting. Dadurch können wir beurteilen, ob eine Migration ins Hosting sinnvoll ist oder ob die bestehende lokale Umgebung besser optimiert werden sollte.
Bei einer lokalen Installation befindet sich die Business-Software auf der IT-Infrastruktur des Kunden. Je nach Unternehmen kann das eine Einzelplatzinstallation sein oder eine Server-/Client-Umgebung mit mehreren Arbeitsplätzen.
Vereinfacht funktioniert das so: Arbeitsplatz → Buchhaltungssoftware → lokaler Server oder lokale Datenbank
Lokal bedeutet aber nicht automatisch, dass nur im Büro gearbeitet werden kann. Auch bei einer lokalen Installation sind Fernzugriffe, VPN, Remote Desktop oder Homeoffice-Lösungen möglich. Der zentrale Unterschied liegt nicht darin, ob ein Zugriff von ausserhalb möglich ist, sondern darin, wo Anwendung und Datenbank betrieben werden und wer die Infrastruktur betreut.
Eine lokale Installation kann weiterhin sinnvoll sein, wenn die IT-Umgebung professionell betreut wird, die Anforderungen erfüllt, die Datensicherung sauber organisiert ist und keine grösseren Veränderungen bei Zugriff, Standorten oder Benutzern nötig sind.
Wenn im Zusammenhang mit Buchhaltungssoftware von Cloud gesprochen wird, ist nicht immer dasselbe gemeint.
Bei der aR Cloud beziehungsweise beim aR Hosting wird die bestehende Business-Software zentral auf der von aR betriebenen Infrastruktur installiert. Die Benutzer greifen remote darauf zu und arbeiten weiterhin mit der bekannten Anwendung.
Vereinfacht sieht das so aus: Arbeitsplatz → Remote-Zugriff → aR Hosting → Buchhaltungssoftware → zentrale Datenbank
Der wesentliche Unterschied liegt also nicht darin, dass plötzlich eine komplett neue Software verwendet wird. Der Unterschied liegt darin, wo die Software betrieben wird, wo die Datenbank liegt und wer sich um die technische Infrastruktur kümmert.
Das kann besonders dann interessant sein, wenn mehrere Benutzer, verschiedene Standorte, Homeoffice, externe Zugriffe oder die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder einfacher organisiert werden sollen.
Ein wichtiger Punkt wird oft vermischt: Cloud ist nicht automatisch SaaS.
SaaS steht für Software as a Service und meint meist eine vollständig browserbasierte Anwendung, die direkt über den Webbrowser genutzt wird. Bei klassischen Business-Anwendungen wie Infoniqa ONE 50, Topal oder blue office ist das im aR Hosting anders.
Die Software bleibt grundsätzlich dieselbe. Sie wird nicht zu einer vollständig neuen Browserlösung, nur weil sie zentral betrieben wird.
Das ist besonders wichtig bei Lösungen wie Infoniqa ONE 50 oder Topal. Infoniqa ONE 50 bleibt auch im Hosting Infoniqa ONE 50. Topal bleibt auch im Hosting Topal. Und blue office bleibt auch im Hosting blue office.
Die Betriebsform ändert sich, nicht der grundlegende Charakter der Software.
Genau deshalb sollte vor einer Entscheidung sauber unterschieden werden: Geht es um eine vollständig browserbasierte SaaS-Lösung? Um eine lokale Installation? Oder um eine zentral bereitgestellte Business-Software in einer betreuten Hostingumgebung?
Hosting lohnt sich vor allem dann, wenn der zentrale Betrieb ein konkretes organisatorisches oder technisches Problem löst.
Ein typischer Zeitpunkt ist der bevorstehende Ersatz eines Servers. Statt automatisch wieder neue lokale Infrastruktur zu beschaffen, lohnt sich ein Vergleich: Was kostet der Weiterbetrieb vor Ort? Welche Investitionen sind nötig? Wie hoch ist der Wartungsaufwand? Wie wichtig sind externe Zugriffe, Homeoffice, Backup, Updates und Support?
Auch mehrere Standorte, wachsende Benutzerzahlen oder die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder können für Hosting sprechen. Wenn Mitarbeitende von verschiedenen Orten auf dieselbe Umgebung zugreifen müssen, kann ein zentraler Betrieb den Alltag deutlich vereinfachen.
Ein weiterer Grund ist fehlendes internes IT-Know-how. Nicht jedes KMU möchte oder kann Server, Datensicherung, Updates, Benutzerzugriffe und technische Wartung selbst koordinieren. In solchen Fällen kann eine betreute Hostinglösung helfen, den technischen Betrieb zu zentralisieren.
Hosting ist also besonders interessant, wenn dadurch ein klarer Nutzen entsteht: flexiblerer Zugriff, zentraler Betrieb, weniger lokale Serverabhängigkeit, bessere Zusammenarbeit oder eine professionell betreute Infrastruktur.
Eine lokale Installation ist nicht veraltet, nur weil Hosting verfügbar ist.
Wenn ein Unternehmen über eine stabile, professionell betreute IT-Infrastruktur verfügt, kaum externe Zugriffe benötigt und die bestehende Umgebung gut funktioniert, kann der lokale Betrieb weiterhin die richtige Lösung sein.
Das gilt besonders dann, wenn die Business-Software stark mit lokalen Systemen verbunden ist. Beispiele sind Spezialdrucker, Scanner, lokale DMS- oder Archivsysteme, Dateien auf Netzlaufwerken, Branchenlösungen, komplexe Schnittstellen oder andere Programme, die eng mit der bestehenden Umgebung kommunizieren.
Auch wirtschaftlich kann es wenig Sinn ergeben, eine funktionierende Infrastruktur sofort zu ersetzen. Wenn Server, Backup, Sicherheit und Betreuung sauber organisiert sind und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden, muss eine lokale Umgebung nicht vorschnell abgelöst werden.
Cloud oder Hosting sollte kein Selbstzweck sein. Entscheidend ist, ob die neue Betriebsform einen echten Vorteil bringt.
Rund um Cloudlösungen gibt es viele Erwartungen, die in der Praxis zu pauschal sind.
Ein häufiges Missverständnis lautet: «In der Cloud müssen wir uns um nichts mehr kümmern.» Das stimmt so nicht. In einer betreuten Hostingumgebung können technische Aufgaben rund um Server, Infrastruktur, zentrale Zugriffsplattform, Datensicherung und Wartung übernommen werden. Benutzerrechte, Stammdaten, Prozesse, Schulung, interne Organisation und viele Datenschutzpflichten bleiben trotzdem beim Unternehmen.
Auch «Cloud ist automatisch schneller» ist zu pauschal. Die Performance hängt von Anwendung, Datenbank, Serverressourcen, Benutzerzahl, Datenmenge, Schnittstellen und Internetverbindung ab. Hosting kann eine schlecht dimensionierte lokale Infrastruktur verbessern, ist aber kein allgemeiner Performance-Turbo.
Ebenso wenig löst Cloud automatisch alle IT-Probleme. Fehlerhafte Geschäftsprozesse, schlechte Stammdaten, falsch eingerichtete Benutzerrechte oder unklare Schnittstellen bleiben auch nach einer Migration bestehen, wenn sie nicht aktiv bereinigt werden.
Und auch Updates passieren bei Business-Software nicht einfach «nebenbei». In einer betreuten Hostingumgebung können Updates zentral geplant und durchgeführt werden. Trotzdem müssen je nach Umgebung Vorlagen, Reports, Office-Integration, Schnittstellen und individuelle Prozesse geprüft werden.
Eine Migration ins Hosting besteht nicht einfach darin, Buchhaltungsdaten auf einen anderen Server zu kopieren.
Vorher sollte die gesamte Umgebung aufgenommen werden. Denn nicht nur die Buchhaltungssoftware entscheidet, ob eine Cloudmigration funktioniert. Entscheidend ist das gesamte technische Umfeld.
Dazu gehören unter anderem die eingesetzte Softwareversion, Module, Datenbanken, Mandanten, Benutzerrechte, Office- und Excel-Integration, Vorlagen, Reports, Drucker, Scanner, lokale Laufwerke, Dateipfade, DMS- oder Archivsysteme, E-Banking, Schnittstellen, Drittprogramme, Lizenzen, Internetverbindung und Datensicherung.
Gerade bei gewachsenen Umgebungen ist diese Analyse wichtig. Häufig wurden über Jahre Anpassungen vorgenommen, Reports erstellt, Schnittstellen eingerichtet oder individuelle Abläufe aufgebaut. Wenn diese Abhängigkeiten nicht bekannt sind, können sie nach einer Migration Probleme verursachen.
Eine sorgfältige Vorbereitung reduziert das Risiko, dass nach dem Wechsel plötzlich Drucker, Exporte, Excel-Vorlagen, Bankanbindungen oder Schnittstellen nicht wie erwartet funktionieren.
Cloud sollte nicht pauschal als sicherer verkauft werden als eine lokale Installation.
Eine professionell betriebene Hostingumgebung kann Sicherheits-, Backup- und Wartungsaufgaben zentralisieren. Wie sicher eine Umgebung tatsächlich ist, hängt aber von Architektur, Zugriffsschutz, Benutzerrechten, Updates, Backupkonzept und organisatorischen Massnahmen ab.
Wichtig ist auch die Verantwortungsteilung. Je nach vereinbartem Leistungsumfang übernimmt aR beziehungsweise der Hostingpartner technische Aufgaben wie Serverbetrieb, Infrastruktur, technische Wartung, Datensicherung, zentrale Zugriffsplattform und technische Administration.
Das Unternehmen bleibt aber weiterhin verantwortlich für Fragen wie: Wer darf auf welche Daten zugreifen? Welche Mitarbeitenden treten ein oder aus? Welche Rollen benötigen sie? Wie werden lokale Geräte geschützt? Wie werden Prozesse organisiert? Sind Stammdaten korrekt? Werden Mitarbeitende geschult?
Auch Backup sollte sauber verstanden werden. Backup dient primär dazu, Systeme und Daten nach einem Schaden oder Ausfall wiederherzustellen. Archivierung und gesetzliche Aufbewahrung verfolgen einen anderen Zweck. Diese beiden Themen sollten nicht vermischt werden.
Infoniqa ONE 50 kann sowohl lokal als auch zentral in einer Hostingumgebung betrieben werden.
Wichtig ist: Infoniqa ONE 50 bleibt auch im Hosting Infoniqa ONE 50. Die Anwendung wird zentral auf der Hostinginfrastruktur betrieben und über einen Remote-Zugang bereitgestellt. Sie wird dadurch nicht zu einer vollständig browserbasierten SaaS-Lösung.
Vor einer Migration sollten insbesondere die eingesetzte ONE-50-Version, die genutzten Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Lohn oder Auftrag, Datenbanken, Mandanten, Office- und Excel-Integration, Vorlagen, E-Banking, Schnittstellen, Drucker, Scanner und Benutzerrechte geprüft werden.
Gerade bei bestehenden Infoniqa-Umgebungen ist nicht immer eine Migration die richtige erste Antwort. Manchmal ist eine Optimierung der bestehenden lokalen Installation sinnvoller, zum Beispiel wenn die Probleme durch SQL, Datenmenge, Serverdimensionierung, Netzwerk, Konfiguration oder fehlende Bereinigung entstehen.
Mehr zur Einordnung finden Sie im Beitrag Infoniqa ONE 50 Cloud.
Auch Topal kann lokal oder zentral in einer Hostingumgebung betrieben werden.
Wichtig ist hier die Abgrenzung zur Topal WebSolution. Die WebSolution ist eine browserbasierte Erweiterung zur bestehenden Topal Finanzbuchhaltung. Sie ist aber nicht dasselbe wie der zentrale Betrieb einer Topal-Umgebung im aR Hosting.
Beim aR Hosting wird die bestehende Topal-Umgebung zentral betrieben und den Benutzern über Remote-Zugriff bereitgestellt. Die WebSolution kann je nach Einsatz zusätzlich bestimmte Funktionen über den Browser verfügbar machen, ersetzt aber nicht automatisch die eigentliche Topal Finanzbuchhaltung.
Deshalb sollte im Zusammenhang mit Topal nicht pauschal gesagt werden: «Topal ist browserbasiert.» Korrekt ist: Topal kann lokal oder zentral betrieben werden, und bestimmte Erweiterungen können browserbasiert genutzt werden.
Auch bei blue office gilt dieselbe Grundlogik: Die Software kann lokal oder zentral im aR Hosting betrieben werden.
Durch das Hosting wird blue office nicht automatisch zu einer SaaS- oder Browserlösung. Die Software bleibt dieselbe, aber die Betriebsform ändert sich.
Gerade für KMU, die mit blue office Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Artikelverwaltung, Lager oder administrative Prozesse abbilden, kann ein zentraler Betrieb sinnvoll sein. Vor einer Umstellung sollten jedoch auch hier Drucker, Vorlagen, Schnittstellen, lokale Dateien, Benutzerrechte und allfällige Drittprogramme geprüft werden.
Nicht jedes technische Problem erfordert eine Migration ins Hosting.
Wenn eine lokale Installation langsam ist, kann die Ursache an vielen Stellen liegen: SQL, Datenmenge, Serverdimensionierung, Netzwerk, Konfiguration, alte Versionen oder gewachsene Strukturen. Ein Umzug ins Hosting kann sinnvoll sein, löst aber nicht automatisch jedes dieser Probleme.
Genauso können schlechte Benutzerverwaltung, fehlerhafte Schnittstellen, unklare Prozesse oder chaotische Datenablagen durch eine Migration unverändert bestehen bleiben.
Deshalb sollte vor einem Wechsel immer geprüft werden, ob Hosting tatsächlich das richtige Mittel ist oder ob eine gezielte Optimierung der bestehenden Umgebung wirtschaftlicher und sinnvoller wäre.
Eine Migration lohnt sich vor allem dann, wenn die neue Betriebsform ein konkretes Problem löst oder einen klaren betrieblichen Vorteil bringt. Eine Optimierung ist sinnvoll, wenn die bestehende Umgebung grundsätzlich passt, aber technische, organisatorische oder fachliche Schwachstellen bereinigt werden müssen.
Auch bei den Kosten gibt es keine pauschale Antwort.
Cloud ist nicht automatisch günstiger. Lokal ist aber auch nicht automatisch wirtschaftlicher.
Entscheidend sind die Gesamtkosten über mehrere Jahre. Bei einer lokalen Umgebung gehören dazu zum Beispiel Server, Storage, Windows- und SQL-Lizenzen, Backup, Hardwareersatz, Wartung, Security und IT-Betreuung.
Beim Hosting sind unter anderem laufende Hostingkosten, Benutzer- und Softwarelizenzen, Migration, Internetanbindung und zusätzliche Services zu berücksichtigen.
Welche Betriebsform wirtschaftlicher ist, hängt von der bestehenden Infrastruktur, der Benutzerzahl, dem Betreuungsaufwand und den Anforderungen des Unternehmens ab. Ein sinnvoller Vergleich betrachtet deshalb nicht nur Monatskosten oder Serverpreise, sondern den gesamten Betrieb.
aR solutions verkauft nicht einfach «Cloud». Wir kennen die Anwendungen, die Infrastruktur und beide Betriebsformen.
Wir betreuen Lösungen wie Infoniqa ONE 50, Topal und blue office sowohl auf lokalen Kundenumgebungen als auch zentral in unserer Hostinginfrastruktur. Dadurch können wir nicht nur eine Migration umsetzen, sondern auch beurteilen, ob sie für das jeweilige Unternehmen überhaupt sinnvoll ist.
Unser Ansatz beginnt deshalb mit einer Analyse der bestehenden Umgebung: Welche Software wird eingesetzt? Welche Datenbanken, Mandanten, Benutzerrechte, Schnittstellen, Drucker, Vorlagen, Office-Integrationen und Drittprogramme sind relevant? Welche Anforderungen gibt es heute und welche könnten in Zukunft wichtig werden?
Erst danach lässt sich seriös entscheiden, ob eine lokale Installation optimiert, ein Server ersetzt oder eine Migration ins aR Hosting geplant werden sollte.
Cloud oder lokal ist keine Frage von modern oder veraltet.
Eine gut betreute lokale Installation kann genauso die richtige Lösung sein wie ein zentral betriebenes Hosting. Entscheidend ist, welche Betriebsform die Anforderungen Ihres Unternehmens heute und in Zukunft am besten unterstützt.
Bei Lösungen wie Infoniqa ONE 50, Topal und blue office können bestehende Anwendungen entweder auf der eigenen Infrastruktur oder zentral im aR Hosting betrieben werden. Die Software bleibt dabei grundsätzlich dieselbe. Was sich ändert, ist der technische Betrieb.
aR solutions analysiert Ihre bestehende Umgebung, prüft Schnittstellen, Benutzer, Infrastruktur und Anforderungen und zeigt Ihnen, welche Variante für Ihr Unternehmen passt.
Nein. Cloud beziehungsweise Hosting ist nicht automatisch besser. Entscheidend sind die Anforderungen des Unternehmens an Benutzer, Zugriffe, Infrastruktur, Schnittstellen, Sicherheit, Betreuung und Gesamtkosten.
Nein. Eine lokale Installation kann weiterhin sinnvoll sein, wenn Infrastruktur, Sicherheit, Backup und Betreuung stimmen und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden.
Nein. Bei der aR Cloud beziehungsweise beim aR Hosting wird die bestehende Business-Software zentral betrieben und über Remote-Zugriff bereitgestellt. Infoniqa ONE 50, Topal oder blue office werden dadurch nicht automatisch zu vollständig browserbasierten SaaS-Lösungen.
Hosting lohnt sich besonders, wenn mehrere Standorte, Homeoffice, mehrere Benutzer, externe Zugriffe, ein bevorstehender Serverersatz oder fehlendes internes IT-Know-how eine Rolle spielen.
Nicht zwingend. Die Performance hängt von Anwendung, Datenbank, Serverressourcen, Benutzerzahl, Datenmenge, Schnittstellen und Internetverbindung ab. Hosting kann helfen, ist aber kein allgemeiner Performance-Turbo.
Vor einer Migration sollten nicht nur Buchhaltungsdaten geprüft werden, sondern auch Softwareversionen, Module, Datenbanken, Mandanten, Benutzerrechte, Office und Excel, Vorlagen, Reports, Drucker, Scanner, Dateipfade, Schnittstellen, DMS, E-Banking, Lizenzen und Internetverbindung.
Nein. Backup dient der Wiederherstellung von Systemen und Daten nach einem Schaden oder Ausfall. Archivierung beziehungsweise gesetzliche Aufbewahrung hat einen anderen Zweck.
Nein. Welche Betriebsform wirtschaftlicher ist, hängt von der bestehenden Infrastruktur, der Benutzerzahl, dem Betreuungsaufwand und den Anforderungen des Unternehmens ab. Sinnvoll ist ein Vergleich der Gesamtkosten über mehrere Jahre.
Copyright © 2024 aR solutions
